Rahmenbedingungen

Projekte sind Träger des Wandels, welche in der Lage sind äußere Rahmenbedingungen in die Organisation zu implementieren. Besonders in Zeiten, in denen Organisationen immer stärkeren Veränderungen ausgesetzt sind, ist eine stetige Ausrichtung an aktuelle Umweltbedingungen notwendig. Veränderungen ergeben sich beispielsweise durch dynamische und instabile Märkte, zunehmende Regulierung, sich verstärkende Kundenorientierung oder durch schnellen Wandel in der Kommunikations- und Informationsbranche. Darüber hinaus spielen die Dezentralisierung von Verantwortung, umfassende Sourcing-Bestrebungen und ergebnisorientierte und zielgeleitete Arbeitsformen sowie die Nachfrage nach spezialisierten Diensten und Systemlösungen eine große Rolle. Vor allem verkürzte Produktlebens-, Produktentwicklungs- oder Innovationszyklen tragen zu diesem Veränderungsdruck bei. Es ist also erforderlich, Projekte immer im strategischen Gesamtzusammenhang des Unternehmens zu verstehen und daher die Kurzzeit-Anforderungen und Langzeit-Anliegen der Organisation zu berücksichtigen und in die Projektplanung zu integrieren.

Herausforderungen

Projekte fungieren als Initiator und Träger für Veränderungen und stellen somit eine besondere Anforderung an den Projektleiter, da er Aufgaben, ähnlich denen einer Führungskraft im operativen Geschäft, übernehmen muss: Bestimmte Management-Fähigkeiten müssen von ihm erbracht werden. Dazu zählen insbesondere die planerischen, steuernden und überwachenden Funktionen, die in Bezug auf die institutionellen Bedingungen (Stellen, Instanzen und Organe einer Organisation) im gesamten Wirkungszusammenhang gedacht und dementsprechend in die Planungen und Handlungen integriert werden müssen. Projektphasen und -zyklen sind anhand der Zieldefinition auszuwählen und anzupassen, sodass eine Kontrolle der gesteckten Ziele und somit eine Risikoabschätzung des gesamten Projekterfolgs möglich ist.

Eine aktive Untersuchung und professionelle Steuerung der wesentlichen und bestimmenden, internen und externen Einflussgrößen schafft Akzeptanz für das Projekt. Das Projektmanagement fungiert somit als Schnittstelle zwischen institutsindividuellen Interessen (Strategie, Kultur und Struktur) und externen Einflüssen der Stakeholder (Kunden, Gesellschaft und Mitarbeiter). Die Vereinbarkeit der Projektziele mit den individuellen Zielen der Stakeholder und den existierenden Umweltbedingungen ist die besondere Herausforderung für die Arbeit des Projektteams.

Zur Erhöhung der internen Akzeptanz des Projekts müssen Mitarbeiter und Führungskräfte eingebunden werden – Betroffene sollen zu Beteiligten werden. Des Weiteren sollen mithilfe einer adressatengerechten Kommunikation durch das Projektmanagement die Interessengruppen während des gesamten Projekts informiert und somit von Beginn an in die Arbeitsprozesse integriert werden.

Leistungen

Procedera verfügt über langjährige Erfahrungen im Planen von Veränderungsvorhaben sowie beim Aufbau von Projektmanagement-Centern und Projektbüros. Darüber hinaus hat Procedera umfassendes Know-how im Multiprojektmanagement sowie bei der Gesamt- oder Teilprojektleitung. Procedera bildet regelmäßig interne Projektleiter ihrer Kunden durch Workshops aus und weiter.

Für das Gelingen des Projekts ist eine Projektorganisation mit klaren Verantwortlichkeiten und Berichtswegen ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Die Kernkompetenzen im Projektmanagement umfassen:

• Aufstellung einer detaillierten Projektplanung und dessen Pflege
• Terminüberwachung und Fortschrittskontrolle
• Budgetcontrolling
• Koordination, Moderation, Unterstützung und Vermittlung von bzw. zwischen Arbeitsgruppen
• Pflege des Meilensteinplans und des Projektberichtswesens
• Sicherstellung der Einhaltung der Projektziele
• Qualitätssicherung der Entscheidungsvorlagen
• Vorbereitung und Moderation der Lenkungsausschusssitzungen
• Behandlung bereichsübergreifender Fragestellungen
• Koordination und stringente Steuerung von Teilprojekten und Einzelaktivitäten im Projekt
• Eskalationsmoderation
• Projektkommunikation